Contabilidad creativa para emprendedores: navegando en mares diferentes

Por Adnaloy Llosas Alcalde, Líder Ejecutiva en Check SRL.

Cambiar del sector estatal al privado implica mucho más que un nuevo entorno laboral: representa un verdadero giro en la forma de concebir, ejecutar y responsabilizarse por los procesos contables.

En este texto, el último de la serie “Contabilidad creativa para emprendedores”, una colaboración entre la gestoría Check SRL y OnCuba para el proyecto “Te digo lo que sé”, Adnaloy Llosas, profesional con más de 25 años de experiencia en el área financiera, comparte su vivencia personal y traza un análisis detallado de las diferencias estructurales, organizativas y culturales entre ambos sectores.

A partir de su experiencia, ofrece recomendaciones clave para enfrentar el desafío de esta transición y subraya un mensaje esencial: la contabilidad es una sola, pero los mares por donde navega pueden ser muy distintos.

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Muchos han vivido la experiencia de pasar años trabajando en una empresa estatal y, por diversas razones, dar un giro al timón y moverse hacia el sector privado. Si particularizamos ese cambio en alguien que se desempeña en el área contable y financiera, el contraste se hace evidente: aunque el registro de las operaciones se rige por normas y regulaciones preestablecidas, y el uso de las cuentas aplica de manera uniforme en ambos sectores, al comienzo puede sentirse como estar navegando en mares distintos.

En el ámbito estatal, los procesos suelen estar claramente definidos, con un orden de ejecución establecido y fases diferenciadas. Existen metodologías y procedimientos de trabajo que organizan el flujo productivo y facilitan a las áreas de apoyo la comprensión de cómo esto se lleva a cabo. Estos procesos están interconectados y cuentan con responsables específicos para el control físico y documental. Además, se exigen entregas de información periódica —ofertas, facturas, contratos—, y el cumplimiento del sistema de control interno es obligatorio a todos los niveles, validado mediante supervisión, tanto por controles gerenciales como por revisiones operativas en cada área. Estas acciones de verificación se complementan con auditorías externas realizadas por organismos especializados.

En el área económica de una empresa estatal, el ciclo contable se divide entre varios profesionales: uno lleva el inventario, otros se encargan de las cuentas por cobrar o pagar, de los costos, los gastos, la nómina, las operaciones de caja y banco. Esta distribución garantiza contrapartidas seguras en la contabilización y permite una alta especialización, hasta el punto en que un contador puede no operar nunca ciertas cuentas contables. Finalmente, quien emite, revisa y analiza los estados financieros es quien evalúa el desempeño y la situación económica de la empresa en un período determinado. En muchas entidades estatales, las áreas contable y financiera están incluso separadas y operan por equipos distintos.

En contraste, la estructura de una empresa privada no permite mantener un aparato administrativo ni productivo de esa magnitud. Varios procesos se solapan y recaen en un mismo responsable. Es común que una sola persona se ocupe de todo el proceso logístico, del almacenaje, la administración y la comercialización. Los procesos existen, sí, y se complementan, pero todos tributan a una única figura encargada del control físico y documental.

Lo mismo ocurre en el área contable: muchas veces una sola persona registra todas las operaciones del negocio y completa el ciclo contable hasta la emisión de los estados financieros.

A esto se suma un entorno marcado por la operatividad intensa y la incertidumbre, que exige análisis inmediatos, evaluación constante de riesgos y propuestas de soluciones concretas ante cada desafío. El contador debe crear mecanismos y encontrar herramientas que garanticen, simultáneamente: el cumplimiento de lo legislado, el registro actualizado, el control de los recursos, la confiabilidad de la información financiera, la identificación de problemas y la elaboración de propuestas efectivas. También debe ejercer autocontrol y mantener una comunicación veraz y oportuna con el equipo y las instituciones a las que debe reportar.

En resumen, independientemente del tipo o tamaño del negocio, el trabajo del contador privado tiene una implicación directa en la estabilidad, rentabilidad y sostenibilidad de la empresa. El reto es inmenso, el margen de error mínimo, y el tiempo para adaptarse, escaso.

La experiencia de un tripulante

Trabajé por más de 25 años en el sector estatal, como parte del departamento de finanzas de una empresa. Contaba con un sistema de procesos y procedimientos bien estructurado, donde cada persona conocía sus funciones, responsabilidades y el recorrido de la información que generaba. Además, tenía relaciones profesionales con instituciones como OSDES, ministerios, bancos u otras empresas del sector, que compartían prácticas similares en cuanto a organización y flujo informativo.

De algún modo, se podía decir que “las rutas de navegación” eran seguras y estables para todos los “tripulantes”.

El impacto de comenzar en el sector privado fue abrumador. Me encontré con la ausencia de muchas prácticas, manuales organizativos, sistemas de calidad e incluso cultura organizacional. Las condiciones eran muy distintas a las conocidas, desde los horarios hasta las políticas internas.

Este cambio demanda, sin duda, un período de adaptación más profundo que el que implicaría pasar de una empresa estatal a otra. Supone un giro radical en la forma de desempeñarse y analizar el entorno.

Aquí comparto algunas recomendaciones para afrontar ese proceso:

• Conocer a fondo el negocio: su funcionamiento productivo, logístico y comercial. Esto es esencial para registrar correctamente cada hecho económico.
• Consultar el Nomenclador de Cuentas: ante situaciones operativas nuevas, revisar constantemente el contenido y uso de las cuentas garantiza un registro contable correcto.
• Estudiar la legislación vigente: conocer las normativas aplicables al sector privado es indispensable para tomar decisiones y proponer soluciones adecuadas.
• Enfrentar el cambio con optimismo y confianza: una actitud positiva facilita la adaptación y mejora los resultados del trabajo.

Al final, más que diferencias irreconciliables, ambos sectores son corrientes de un mismo océano. Lo que cambia no es la esencia de la contabilidad, sino la velocidad del viento y la profundidad de las aguas. El contador estatal domina la técnica; el privado, la improvisación. Pero ambos comparten el mismo objetivo: mantener la nave a flote.

El verdadero desafío no está en elegir entre uno u otro, sino en aprender a navegar en ambos. Porque, al igual que los marinos experimentados, los mejores profesionales son aquellos que saben leer el cielo en cualquier mar.