Contabilidad creativa para emprendedores: los sistemas ERP

Por Judit Fernández Rose, Supervisora y gestora de servicios en Check SRL

La economía cubana enfrenta un escenario complejo marcado por la inflación, el endurecimiento del bloqueo económico y dificultades internas para implementar reformas. Ante el deterioro del sector estatal, considerado el motor principal del país, el Estado ha impulsado la apertura del sector no estatal, permitiendo la creación y desarrollo de las mipymes. Estas nuevas empresas enfrentan múltiples retos, desde la escasez de recursos hasta la falta de financiamiento, que dificultan su crecimiento. En este contexto, la incorporación de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) se ha convertido en una estrategia fundamental para mejorar la eficiencia operativa, facilitar la toma de decisiones y fortalecer la competitividad empresarial en Cuba.

En la segunda entrega de la serie “Contabilidad creativa para emprendedores”, una colaboración entre la gestoría empresarial Check SRL y OnCuba, exploramos las potencialidades de los sistemas ERP como aliados de la contabilidad en pequeñas empresas. 

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La situación económica de Cuba está marcada por varios factores externos e internos: la inflación global, el recrudecimiento del bloqueo económico y financiero impuesto por Estados Unidos, y las dificultades en la implementación de reformas estructurales. Estos elementos han afectado el sector estatal, pilar histórico de la economía nacional, lo que ha impulsado la búsqueda de alternativas para superar la crisis que enfrenta la sociedad.

Una de las estrategias implementadas fue la apertura al sector no estatal en determinadas actividades económicas, con el objetivo de estimular su crecimiento, generar empleo y mejorar las condiciones de vida de la población. En 2021, Cuba aprobó por primera vez en décadas la creación de Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (mipymes), permitiendo que personas naturales constituyeran sus propias compañías.

Desde entonces, las Mipymes han tenido que navegar un entorno complejo, enfrentando múltiples desafíos que reflejan las dificultades y oportunidades del país. Entre estos retos destacan la volatilidad regulatoria, la escasez de materiales y recursos, la limitada financiación y el acceso restringido a tecnologías modernas. A pesar de estas barreras, las Mipymes han empezado a generar un impacto positivo en la economía, contribuyendo a la creación de empleo y fomentando la innovación en diversos sectores.

Herramientas de gestión para las empresas cubanas

Los empresarios cubanos, conscientes de estos desafíos, necesitan herramientas de gestión que optimicen sus operaciones con eficiencia y reduzcan la dependencia de personal, dado que enfrentan limitaciones como el máximo permitido de empleados, la capacidad financiera para sostenerlos y la formación técnica disponible.

Actualmente, muchas empresas nacionales se apoyan únicamente en sistemas contables financieros —como Versat Sarasola, Rodas o LiangApp— que se enfocan exclusivamente en llevar registros contables, ingresos, gastos y balances. Estos sistemas funcionan de forma independiente, sin integración entre ellos, lo que obliga a contar con personal adicional para consolidar información y alimentar manualmente los sistemas. Esto puede ocasionar errores, pérdida de datos y decisiones poco confiables.

En contraste, el empresario moderno requiere colaboradores versátiles que puedan cubrir varias áreas —por ejemplo, un comprador que también realice ventas o gestiones administrativas— y apoyarse en sistemas que integren y automaticen procesos de compra, ventas, control de inventarios y planificación de tareas. Así, se evita la duplicación de esfuerzos y se minimizan errores, aumentando la eficiencia y la calidad de la gestión.

Por ello, una herramienta clave para el crecimiento de las Mipymes es la adopción de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales).

¿Qué es un sistema ERP?

Un ERP es un software diseñado para organizar y registrar la información de manera integral en una empresa. Su uso optimiza la toma de decisiones, al mostrar datos detallados y actualizados en tiempo real, fomenta la integración entre departamentos y automatiza tareas que, si se hicieran manualmente, consumirían mucho tiempo.

Objetivos fundamentales del ERP en las empresas cubanas

La implementación de un ERP busca:

• Optimizar procesos empresariales: Automatizando tareas en contabilidad, finanzas, producción, logística y ventas para mejorar la gestión.
• Interconectar flujos de información: Proporcionando una base de datos común que facilita el acceso y la compartición de datos en tiempo real.
• Unificar herramientas informáticas: Estandarizando el software utilizado en distintas áreas.
• Aumentar la productividad: Reduciendo redundancias e ineficiencias.
• Minimizar errores: Evitando fallas humanas en la entrada de datos y eliminando duplicidades.
• Ahorrar costos y tiempo: Disminuyendo gastos administrativos y liberando tiempo para actividades estratégicas.

Desafíos para implementar ERP en Cuba

Las empresas cubanas enfrentan obstáculos significativos para la adopción de ERP. La infraestructura tecnológica limitada, incluyendo acceso irregular a internet y hardware obsoleto, dificulta el uso fluido de sistemas modernos. La capacitación del personal es esencial, pero muchas veces insuficiente, lo que limita el aprovechamiento de las ventajas del ERP.

Además, existe resistencia al cambio por parte de profesionales acostumbrados a métodos tradicionales, y la inversión inicial para adquirir y mantener el software puede ser alta, especialmente para emprendimientos en etapa temprana. La adaptación del ERP a las normativas y particularidades locales suele ser costosa y compleja, y la integración con otros sistemas existentes no siempre es sencilla.

El acceso a soporte técnico, actualizaciones y software actualizado también puede verse limitado debido a restricciones comerciales e importaciones. Finalmente, la constante evolución de leyes y regulaciones demanda que los sistemas se mantengan alineados para garantizar cumplimiento legal, un desafío adicional para las empresas.

Sistemas ERP autorizados en Cuba

Según el listado oficial del Ministerio de Comunicaciones de Cuba, actualizado al 3 de febrero de 2025, los ERP registrados en el país son:

• ERP Next, desarrollado por la empresa privada Avangenio (India).
• SAP ERP, de origen español (entidad no especificada).
• Zoom Lc Odoo, de la empresa estatal DESOFT (Cuba).
• OPENBRAVO ERP, de la sociedad anónima BRASCUBA CIGARRILLOS S.A. (España).

Nuestra empresa, Check SRL, actualmente opera con el sistema ERP Escenius, que estaba en proceso de renovación de certificación al momento del listado. Esta herramienta nos permite gestionar de forma más eficiente nuestros servicios y asignar más clientes por gestor, ya que automatiza tareas repetitivas y facilita la concentración en gestiones puntuales.

El futuro de las mipymes cubanas apoyadas en ERP

La incorporación de sistemas ERP es un paso clave para que las Mipymes cubanas puedan escalar y alcanzar niveles de desarrollo superiores, tan necesarios en el contexto actual. La gestión empresarial eficiente, apoyada en tecnología integrada, permitirá superar barreras, optimizar recursos y aprovechar mejor las oportunidades del mercado.